Expert onderwijsorganisatie en regelgeving bij Studentenadministratie

Ben jij analytisch, oplossingsgericht en geboeid door de werking van het hoger onderwijs? Werk je graag nauwkeurig én denk je mee over oplossingen? Wil je mee zorgen voor correcte en kwaliteitsvolle studentenadministratie? Dan zoeken we jou.

Je komt terecht in een professionele en collegiale dienst die een essentiële rol speelt in de werking van Odisee. Je combineert inhoudelijke expertise met een sterke servicegerichte aanpak. Je krijgt een gevarieerd takenpakket met ruimte voor zelfstandigheid, verantwoordelijkheid, samenwerking en inhoudelijke ontwikkeling.

Je werkt mee aan processen die een directe impact hebben op de student en op de kwaliteit van het onderwijs. Geen dag is helemaal hetzelfde: naast duidelijke procedures is er ook ruimte om mee te denken, problemen op te lossen en processen verder te verbeteren. Je zorgt ervoor dat administratieve processen correct, efficiënt en studentgericht verlopen.

Wat ga je doen?

• Je bent samen met het diensthoofd aanspreekpunt en expert voor het Onderwijs- en examenreglement (OER). Je volgt regelgeving en afspraken binnen het hoger onderwijs op, vertaalt die naar de praktijk en werkt mee aan de jaarlijkse actualisering en goedkeuring van het OER.
• Je werkt mee aan de opmaak en opvolging van de Odisee-brede academische kalender en zorgt mee voor een correcte toepassing ervan.
• Je bent verantwoordelijk voor het administratief beheer van het onderwijsaanbod van een aantal opleidingen. Je begeleidt opleidingshoofden in het maken van de beste keuze om hun doelen te bereiken, bewaakt de kwaliteit van de aangeleverde informatie en vertaalt wijzigingen correct naar de administratieve systemen.
• Je bewaakt als ISP-verantwoordelijke de kwaliteit en correcte verwerking van individuele studieprogramma’s, vrijstellingen en trajecten en je adviseert trajectbegeleiders in complexe dossiers.
• Je coördineert de examenverwerking voor een cluster van opleidingen en zorgt voor een correcte voorbereiding, opvolging en administratieve verwerking van examencommissies.
• Je beantwoordt vragen van studenten, medewerkers en bezoekers via verschillende kanalen.
• Je werkt nauw samen met opleidingen, studenten, collega's van Studentenadministratie en andere diensten en zoekt actief naar oplossingen voor complexe of uitzonderlijke situaties.
• Je neemt deel aan overleg en vertegenwoordigt waar nodig de belangen van Odisee en haar studenten.

Wie ben jij?

Je bent iemand die overzicht houdt, verantwoordelijkheid neemt en graag complexe materie begrijpelijk maakt. Je werkt nauwkeurig. Bij complexe situaties zoek je naar oplossingen die juridisch correct én werkbaar zijn voor Odisee en haar studenten. Je bent verbindend én doelgericht.

Daarnaast:

• beschik je over een masterdiploma en heb je affiniteit met wetgeving en administratieve processen;
• heb je een sterke interesse in het hoger onderwijs en de werking van een hogeschool;
• beschik je over of verwerf je snel grondige kennis van het OER, de Codex Hoger Onderwijs en relevante afspraken binnen het hoger onderwijs;
• kan je regelgeving vertalen naar werkbare oplossingen;
• kan je beleidskeuzes helder uitleggen, onderbouwen en verdedigen;
• ben je analytisch, oplossingsgericht en stressbestendig;
• kan je omgaan met verschillende belangen en indien nodig onderhandelen;
• communiceer je vlot en klantgericht, zowel mondeling als schriftelijk;
• werk je graag samen, maar kan je ook zelfstandig verantwoordelijkheid opnemen;
• heb je een goede kennis van het Nederlands en Engels;
• ben je digitaal vaardig en niet bang van nieuwe digitale tools of correct gebruik van AI;
• ben je bereid om je kennis van de verschillende processen en systemen van Studentenadministratie verder uit te bouwen.

Kennis van SAP, de Odisee-processen en het hoger onderwijs is een troef. Sowieso word je in de eerste jaren opgeleid en begeleid door collega’s met gelijkaardige verantwoordelijkheid. Ook daarna sta je er nooit alleen voor.

Ons aanbod

• Een dynamische en stimulerende onderwijsomgeving waarin samenwerking centraal staat.
• Een boeiende en gevarieerde job met interessante contacten, projecten en kansen om je competenties verder te ontwikkelen, onder meer via vorming.
• Een voltijdse statutaire aanstelling van onbepaalde duur (38 uur per week).
• Een verloning volgens salarisschaal 585 of 587, afhankelijk van je relevante ervaring. Nuttige beroepservaring buiten het onderwijs kan meetellen voor de geldelijke anciënniteit, op voorwaarde dat ze relevant is voor de functie en schriftelijk wordt aangetoond.
• Tewerkstelling op campus Brussel, met occasionele verplaatsingen naar andere campussen. Je kunt ruim telewerken: twee dagen per week op de campus en drie dagen per week thuis.
• Aanvullende voordelen, zoals terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, connectiviteitsvergoeding, voordelen en kortingen via Samenaankoop KU Leuven en de Lerarenkaart, gunstige voorwaarden voor een hospitalisatieverzekering en een interessante verlofregeling.

Selectieprocedure

Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun CV en motivatiebrief. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om een praktijkrelevante proef die thuis af te ronden is. Op basis van de resultaten worden geselecteerde kandidaten uitgenodigd voor een persoonlijkheidsvragenlijst en een competentiegericht interview op campus Brussel.